۲۱ راه‌حل برای مدیریت زمان

  • admin
  • ۲۶ فروردین ۱۴۰۰

زمان گران‌بهاترین دارایی انسان است . نه می‌شود آن را ذخیره و پس‌انداز کرد و نه آن را از نو ایجاد کرد.  در هر کاری که می‌خواهید به انجام برسانید به آن نیاز دارید و در صورت کمبود آن، خطر استرس و اضطراب و افسردگی در کمین شما خواهد بود. پس بهترین تدبیر این است که آن را مدیریت کنیم. در این مطلب سایت rakebi.ir بیست و یک راه‌حل برای مدیریت زمان معرفی می‌کنیم.

مدیریت زمان

با ۲۱ راه‌حل برای مدیریت زمان آشنا شوید

یک: تغییر باورها درباره‌ی خود

باورهای شما نسبت به خودتان تعیین‌کننده‌ی اقدامات شما خواهد بود. پس اگر خود را در کار مدیریت زمان عالی ارزیابی می‌کنید، طبیعتاً آن را هم به درستی انجام خواهید داد. برای اینکه باورهای بهتری نسبت به خود داشته باشید، دیالوگ‌های درونی خود را تغییر داده و در ذهن خود، خود را مدیریت کننده‌ی موفق زمان تصویرسازی کنید.

دو: شناخت ارزش‌های خود

تا زمانی که ارزش‌های خود را به خوبی نشناخته‌اید، امکان مدیریت زمان را نخواهید داشت. ارزش‌های شما در نتیجه‌ی فعالیت‌هایی هماهنگ با باورهای شما خود را نشان می‌دهند و تا زمانی که در مسیر ارزش‌های خود فعالیت نکنید، مدیریت زمان برای شما بی‌اهمیت است.

قبل از شروع فکر کنید
اندیشیدن پیش از شروع کار

سه: اندیشیدن پیش از شروع کار

بسیاری از افراد با وجود تلاش بسیار به جایی نمی‌رسند، زیرا در مسیرهای اشتباه قدم بر می‌دارند. در واقع نمی‌دانند به کجا می‌خواهند برسند. کمی فکر کردن از پیش درباره‌ی طرح‌ها و اهداف، باعث می‌شود زمان کمتری را در آینده از دست بدهیم.

چهار: حرکت از آینده به طرف حال

در برنامه‌ریزی‌های خود آینده‌های دورتری را مدنظر قرار دهید و پس از مشخص نمودن آن به حال برگردید و مطمئن شوید هر آنچه امروز انجام می‌دهید، مطابق اهدافی باشد که در آینده می‌خواهید به آن برسید. اگر بدانید به درستی در مسیر خود قرار دارید، زمان را به مدیریت خود درآورده‌اید.

پنج: مکتوب کردن برنامه‌ها

هر دقیقه‌ای که صرف مکتوب کردن برنامه‌های خود می‌کنید، ده دقیقه در اجرا صرفه‌جویی خواهد شد. پس از مشخص کردن اهداف خودف از همه‌ی چیزهایی که برای رسیدن به آن نیاز دارید، فهرستی تهیه کنید و در طول مسیر، اقلام جدیدی را که به آن نیاز پیدا می‌کنید، به فهرست خود اضافه کنید.

شش: ترسیم پروژه‌ها

برای به حداکثر رساندن دستاوردهای خود، چک لیست داشته باشید. چک لیست شامل مجموعه اقداماتی  به صورت زمانبندی شده است که قبل از شروع پروژه‌ها آن را تهیه می‌کنید. این نقشه‌ای است که هم خود و هم دیگران باید  کلیت آن را به تماشا بنشینند. تنها در این صورت است که آن‌ها می‌توانند با کمترین اتلاف وقت در پروژه‌ها به شما کمک رسانی کنند.

هفت: تهیه‌ی فهرست کارهای روزانه

برای مدیریت موفق زمان،  لیست فعالیت‌های روزانه‌ی خود را شب قبل تهیه کنید. با این کار هم با آرامش بهتری می‌خوابید و هم روز بعد را با آگاهی از فعالیت‌های خود آغاز خواهید کرد. یادتان باشد همانطور که به فهرست کارهایی که باید انجام شوند، نیاز دارید، به فهرست کارهایی هم که نباید انجام شوند، احتیاج دارید.

مشخص-کردن-اولویت‌-ها
الویت‌بندی کارها

هشت: مشخص کردن اولویت‌ها

موضوع اصلی مدیریت زمان این است که کاری را که مهم است انجام دهید. بر اساس اصل پارتو۲۰ درصد فعالیت‌های شما، ۸۰ درصد درآمد شما را تولید می‌کنند. و بر اساس قانون سه، سه کار مهم، ۹۰ درصد ارزش شما را تولید می‌کنند. برای مدیریت بهتر زمان، سعی کنید آن ۲۰ درصد و این سه کار را پیدا کنید و آن‌ها را در اولویت بگذارید.

نه: تقسیم کارها به مهم، اضطراری، بی‌اهمیت و غیر اضطراری

در بحث اولویت‌بندی کارها تعریف دیگری وجود دارد که آن‌ها را به چهار حالت تقسیم می‌کند. برای مدیریت بهتر زمان، کارهای مهم را در نظر داشته باشید:

ضروری و مهم:کارهای مهمی که بلافاصله باید انجام شود.

مهم اما غیر اضطراری: کارهای مهمی که می‌توان انجام آن را به وقت دیگری موکول کرد.

اضطراری و غیر مهم: کارهایی که می‌توانید انجام دهید اما اهمیتی ندارند.

نه اضطراری و نه مهم: کارهایی که انجام دادن آن‌ها چیزی جز اتلاف وقت نیست.

ده: شناسایی مهم‌ترین کار

مهم‌ترین کار شما کاری است که مسئولیت ۱۰۰ درصد آن به عهده‌ی شماست و برای انجام آن به مشارکت و همکاری کس دیگری نیاز ندارید. همه‌ی کسانی که تحت نظر شما فعالیت می‌کنندف باید از این مهم‌ترین کار شما باخبر باشند تا زمان تحقق آن را بدانند.

یازده: تفویض اختیار کردن کارهای خود به دیگران

یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت نوین، توانایی تفویض کارهای کم‌ارزش خود به دیگران است. در این زمینه‌ قاعده‌ای وجود دارد که اگر کسی کاری را تا ۷۰ درصد به خوبی شما انجام دهد، بهتر است کار خود را به او تفویض کنید. اگر این مهارت را به کار نبرید، همیشه کار بیش از اندازه و زمان کمتر از اندازه دارید.

دوازده: تمرکز با تمام وجود

برای به انجام رساندن درست کارها، هر لحظه فقط روی یک کار متمرکز شوید. متخصصان به این نتیجه رسیده‌اند که تمرکز کردن روی چند کار متفاوت، وقت را تلف می‌کند و در هر بار شیفت کردن بین کارهای مختلف، مقداری از انرژی و هوش خود را از دست می‌دهید.

سیزده: اجتناب از دفع‌الوقت

یکی از ارزشمندترین کیفیات انسانی در دنیای کار، احساس اضطرار است.  این کار باعث می‌شود که کاری را در زمان بسیار کمتری به سرانجام برسانید. برای بهره‌وری بیشتر کارهای‌تان را به آینده واگذار نکنید. در مواجهه با کارهای مهم با خود تکرار کنید: « همین حالا انجامش بده»

چهارده: ایجاد قطعات زمانی

برخی از کارها به سریع‌اندیشی و برخی دیگر به کند‌اندیشی نیاز دارند. کارهای خلاقه را نمی‌توان در محیط عادی اداری به انجام رساند مگر اینکه خود را از مزاحمت دیگران در امان بدارید. یکی از کارهای مهمی که می‌توانید برای مدیریت زمان بکنید، آمدن یک ساعت زودتر به سر کار و ماندن یک ساعت بیشتر در آنجاست. با این کار راندمان کاری خود را بالاتر خواهید برد.

پانزده: کنترل مزاحمین

حدود ۵۰ درصد زمان کار در ادارات، صرف صحبت‌های خودمانی با همکاران می‌شود. تا جایی که امکان دارد، این صحبت‌های بی اهمیت را به حداقل برسانید و همچنین در گفتگوهای تلفنی، سریع به سر اصل مطلب بروید.

شانزده: دسته‌بندی کارها

 با دسته‌بندی کارهای مشابه، آن‌ها را با هم و پشت‌سر هم انجام دهید. به عنوان مثال تمام تماس‌های تلفنی را که دارید، جمع کنید و در ساعت مشخصی انجام دهید.

هفده: مدیریت گوشی تلفن

در زمان‌هایی که بر کار مهمی متمرکز هستید، سعی کنید تلفن را از مدار خارج کرده تا صدای زنگ آن را هم نشنوید.  در زمان‌هایی هم که در حال صحبت با تلفن هستید، ابتدا از اینکه او فرصت گفتگو دارد یا خیر، مطمئن شوید. با این کار علاوه بر مدیریت زمان، ادب و نزاکت خود را نیز نشان می‌دهید.

هجده: برگزاری جلسات موثر

جلسات وقت بسیار زیادی از ما می‌گیرند و متاسفانه ارزش بسیار کمی نیز تولید می‌کنند.  برای ارزشمند‌تر کردن جلسات خود، سعی کنید ابتدا از برگزاری جلسات بی‌مورد خودداری کرده و سپس با پرسیدن ضرورت ایجاد جلسات، هدف‌ جلسات را به گونه‌ای طراحی کنید که در طی گفتگو از مسیر درست خارج نشوید.

نوزده: تندخوانی

علاوه بر یادگیری تندخوانی، سعی کنید در مطالعه ی‌ روزنامه‌ها و یا کتاب‌ها، نکات غیر مهم را جدا کرده و تنها به مطالعه‌ی‌ مطالب مهم بپردازید. گاهی ممکن است فقط خواندن چند سطر برای پی‌بردن به کل مطلب کفایت کند. این یکی از بهترین را‌ههای ذخیره‌ی زمان است.

بیست: بهسازی مداوم

برای اینکه بر راُس هرم حرفه‌ی خود باقی بمانید، مطالعه و بهسازی مداوم را سرلوحه‌ی کار خود قرار دهید. یکی از راه‌های خیلی موثر در روند بهسازی، استفاده از نوارهای آموزشی صوتی در هنگام رانندگی است.

فضای-کاری
سازماندهی فضای کار

بیست و یکم: ساماندهی فضای کار

یکی از نکات مهم در مدیریت زمان، داشتن میز کار مرتب است. افرادی که میز و اتاق نامرتبی دارند، مدت زیادی را با حواس‌پرتی به دنبال لوازم کارشان می‌گردند.

«کیفیت زندگی و کار هر یک از ما به موفقیت‌های ریز و درشتی بستگی دارد که در طول مسیر به دست می‌آوریم و هیچ موفقیتی جز با مدیریت و ساماندهی زمانی که در اختیار داریم، به دست نمی‌آید. زمان‌های خود را در اختیار رسیدن به اهداف خود قرار دهید و آن‌ها را با کارهای بی‌اهمیت، تلف نکنید.»

نظرات کاربران
دیدگاه خود را بیان کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.